El lunes llega una factura mayor de lo previsto. El proveedor incluía la reparación, pero no el desplazamiento, las piezas, el IVA ni una segunda visita. La selección y control de proveedores exige comparar ofertas iguales, revisar documentos y dejar claro quién responde, cuándo y con qué garantía.
Índice
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Antes de aprobar: qué pedir y quién puede decidir
El presidente representa a la comunidad. Sin embargo, una contratación relevante exige acuerdo de la junta de propietarios cuando la Ley 49/1960 lo ordena.
Cuándo puede actuarse por urgencia real
Una reparación urgente puede encargarse sin esperar a la junta. Debe evitar daños, riesgos o pérdida de habitabilidad.
Un ejemplo es una fuga que afecta a un cuadro eléctrico. Otro es una bajante rota que inunda viviendas.
La urgencia no convierte una renovación completa en urgente. Deben guardarse fotos, aviso técnico, factura y una explicación de la necesidad.
Después, la comunidad debe recibir esa información.
Qué debe aprobar la junta
La junta debe distinguir entre mantenimiento ordinario, obra necesaria y mejora. También debe aprobar un límite de gasto y el contratista.
El acta debe recoger empresa, importe con IVA, pago, plazo y persona revisora. Así se evitan desviaciones de entre 1.500 y 3.000 euros.
Ese control puede evitar una derrama.
Para gastos relevantes, la propuesta debe incluir una ficha de alcance. También debe aportar presupuestos comparados, matriz de puntuación y borrador de acuerdo.
El administrador puede preparar documentos y pedir ofertas iguales. También puede revisar los partes de trabajo.
El presidente representa a la comunidad dentro de los acuerdos aprobados. El acta debe indicar proveedor, importe máximo con IVA, duración y partidas excluidas.
También debe fijar el sistema de validación. Puede autorizar al presidente o al administrador pequeños trabajos extra, hasta un límite concreto.
En obras, ese límite evita parones por cambios menores. No permite ampliar mucho el encargo sin control de la junta.
El presupuesto más barato puede ocultar el coste mayor
Dos presupuestos solo se pueden comparar si responden a la misma ficha. Deben incluir unidades, materiales, frecuencia, exclusiones, plazo, IVA y garantía.
Qué suele faltar en una oferta barata
Una oferta debe separar el trabajo de los costes accesorios. Medios auxiliares, residuos, licencias y desplazamientos pueden cambiar el coste final.
Una comunidad puede aceptar una reparación de cubierta que parece barata. Después puede recibir cargos por contenedor, transporte o gestión de residuos.
El error más frecuente es comparar solo el total final.
- Materiales: marca, modelo, cantidad y calidad mínima aceptada.
- Trabajos previos: desmontajes, protección de zonas comunes y reposiciones posteriores.
- Costes externos: licencias, ocupación de vía pública, residuos y desplazamientos.
- Servicio posterior: revisiones, atención fuera de horario y plazo de garantía.
Cómo pedir ofertas homogéneas
Envía la misma ficha a todas las empresas. Fija también una fecha única para visitar el edificio.
Para servicios repetidos, concreta la frecuencia exacta. Indica quién tramita las autorizaciones municipales.
Esto importa si hay andamio, contenedor u ocupación de acera. Es habitual en Barakaldo, Sestao, Santurtzi y Portugalete.
Una ficha igual convierte presupuestos distintos en ofertas comparables. El siguiente paso es comprobar quién puede cumplir lo que promete.
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Matriz de 100 puntos para elegir con respaldo
La matriz de evaluación reparte 100 puntos entre alcance, precio, solvencia, plazo y garantía. Así, la junta puede explicar su decisión.
Documentos que debe aportar la empresa
La empresa debe aportar un seguro de responsabilidad civil vigente. También debe dar referencias comprobables y habilitación profesional, cuando haga falta.
Las instalaciones térmicas, contra incendios y ascensores exigen revisar requisitos del sector. La Base de datos del BOE permite consultar la norma vigente.
Si trata datos de vecinos, el contrato debe limitar ese uso. Debe cumplir el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018.
| Criterio | Peso | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Alcance y exclusiones | 30 puntos | Ficha completa y partidas cerradas |
| Precio total con IVA | 20 puntos | Importe final y pagos previstos |
| Experiencia y referencias | 15 puntos | Trabajos similares verificables |
| Seguro y requisitos legales | 15 puntos | Póliza, habilitación y prevención |
| Plazo y respuesta | 10 puntos | Inicio, final y atención de avisos |
| Garantía y posventa | 10 puntos | Duración y forma de reclamar |
Cómo dejar constancia de la elección
El acta de evaluación puede resumir fecha, empresas invitadas y puntuación. Debe indicar también el motivo de elección y el presupuesto aprobado.
Guárdala con las ofertas, pólizas y facturas. Así se puede justificar la decisión cuando cambia el presidente.
También sirve si una incidencia se revisa meses después.
Un archivador físico ayuda a guardar presupuestos, pólizas, actas y facturas. Mantén el mismo orden que usa la matriz de evaluación. Es útil si cambia el presidente o se revisa una incidencia meses después.
- Separa ofertas rechazadas de contratos y facturas aprobadas
- Permite guardar certificados de seguro vigentes junto al proveedor
- Facilita localizar el acta que autorizó un gasto o una derrama
Además, antes de contratar servicios, la comunidad debe crear una ficha por proveedor. Debe actualizarla al menos una vez al año.
Conviene revisar solvencia, datos fiscales y habilitaciones exigibles. También deben comprobarse los certificados de prevención de riesgos.
Esto aplica cuando la empresa trabaja en zonas comunes. Deben revisarse también las licencias municipales de la obra o actividad.
En obras, debe quedar claro quién gestiona los residuos. Cuando haga falta, debe aportar justificantes del gestor autorizado.
Esta revisión evita empresas sin cobertura suficiente. También evita presupuestos que omiten obligaciones legales necesarias.
Contrato y revisiones: controlar sin cargar al presidente
Un contrato útil dice qué se hace, cuándo y cómo se valida. También explica qué pasa si hay un incumplimiento.
El presidente no debe perseguir al proveedor cada semana.
Cláusulas que evitan discusiones
El contrato debe exigir permiso escrito para trabajos no incluidos. La factura final debe depender de la validación del parte.
Una persona designada debe firmar ese parte. En obras, pueden pactarse pagos por fases.
También puede pactarse una retención del 5% al 10%. Se mantiene hasta corregir defectos visibles, si ambas partes lo aceptan.
Revisión trimestral y sustitución
Cada tres meses deben revisarse incidencias y tiempos de respuesta. También deben compararse las tareas previstas con las hechas.
Revisa las facturas que superen el presupuesto aprobado. Antes de cambiar de empresa, revisa duración, preaviso y causa de resolución.
Comunica los fallos por escrito y da el plazo pactado. Guarda las pruebas de cada aviso.
El control debe basarse en datos acordados antes de empezar el servicio. Para mantenimiento, el contrato puede fijar un SLA de respuesta inicial.
Por ejemplo, menos de 4 horas para incidencias urgentes. Para avisos ordinarios, menos de 48 horas laborables.
Conviene revisar cada tres meses las tareas hechas en plazo. También conviene contar visitas repetidas por la misma avería.
Revisa reclamaciones abiertas, plazo medio de cierre y diferencia entre gasto aprobado y facturado. Un cuadro sencillo permite ver si el proveedor cumple.
También ayuda a justificar descuentos pactados antes de renovar. Con estos datos, la junta puede controlar costes sin cargar al presidente.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos presupuestos debe pedir una comunidad?
Tres ofertas comparables suelen dar una base razonable para decidir. Si solo hay uno o dos proveedores habilitados, documenta las gestiones hechas.
¿Puede el presidente contratar una reparación sin autorización de la junta?
El presidente puede encargar una reparación urgente para evitar daños o riesgos inmediatos. Debe guardar pruebas de la urgencia e informar después a propietarios y junta.
¿Qué seguro debe tener un proveedor?
El proveedor debe aportar un seguro de responsabilidad civil vigente si su actividad puede causar daños. La comunidad debe pedir certificado, aseguradora, vigencia y capital asegurado.
¿Cómo comparo dos presupuestos distintos?
Compáralos con la misma ficha de unidades, materiales, plazos, IVA y exclusiones. Si falta un dato, pide una aclaración escrita antes de puntuar el precio.
¿Cada cuánto se revisa un contrato de mantenimiento?
Un contrato de mantenimiento debe revisarse cada 3 meses y antes de su renovación anual. Revisa partes de trabajo, tiempos de respuesta, costes extra y vigencia del seguro.
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Fuentes de interés
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Equipo Editorial
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