La bajante vuelve a perder, hay vecinos que reclaman una solución y el administrador responde que necesita aprobar una derrama. Esta confusión es habitual en comunidades con asuntos pendientes: el administrador gestiona y ejecuta, pero la junta decide los gastos y obras relevantes.
Índice
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Qué debe hacer el administrador y qué no decide
Las funciones del administrador de fincas se centran en gestionar el día a día de la comunidad y ejecutar lo que aprueban los propietarios según el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.
Diez tareas que deben dejar rastro
Las obligaciones del administrador de comunidad deben poder comprobarse con documentos, fechas y comunicaciones, no con frases como “ya está mirado”.
- Preparar el presupuesto comunitario anual.
- Emitir y controlar las cuotas de comunidad.
- Pagar facturas autorizadas y guardar justificantes.
- Llevar la contabilidad comunitaria y el saldo bancario.
- Coordinar la conservación ordinaria del edificio.
- Gestionar seguros, siniestros y proveedores.
- Convocar juntas cuando corresponda y redactar el acta de junta.
- Ejecutar los acuerdos aprobados por la Junta de Propietarios.
- Controlar la gestión de morosos y proponer acciones.
- Custodiar el libro de actas, contratos y expedientes.
Pedir presupuestos o tramitar un siniestro es gestión; elegir un gasto relevante y repartir una derrama requiere normalmente acuerdo de la junta.
Lo que no puede aprobar solo
El administrador no puede crear una derrama, modificar estatutos ni contratar una obra no urgente fuera del presupuesto aprobado sin respaldo de los propietarios. Tampoco sustituye la representación legal del presidente, aunque prepare documentos, hable con la aseguradora o acompañe la gestión técnica.
La administración debe convertir los acuerdos de la comunidad en hechos comprobables; la Junta debe decidir qué acuerdos quiere asumir y pagar.
Las funciones del administrador de fincas vienen delimitadas, entre otras normas, por el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal: velar por el buen régimen de la casa, preparar el plan de gastos e ingresos, atender la conservación del edificio, ejecutar los acuerdos y efectuar cobros y pagos. Estas obligaciones del administrador de comunidad no le convierten en el órgano que decide por los propietarios. La convocatoria formal de la junta corresponde al presidente, aunque el administrador puede preparar el orden del día, reunir la documentación, enviar comunicaciones por encargo y redactar el acta si ejerce también como secretario.
Del mismo modo, la custodia del libro de actas corresponde a quien ostente la secretaría, que con frecuencia es el propio administrador-secretario.
Quién decide, firma y ejecuta en la comunidad
El administrador ejecuta y asesora, el presidente representa y firma en nombre de la comunidad, y la Junta de Propietarios aprueba gastos, obras y normas que exceden la gestión ordinaria.
| Tarea concreta | Quién decide | Papel del administrador | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Reparar fuga con daño activo | Puede actuar por urgencia | Llama al reparador y comunica el gasto | Bajante rota en Sestao |
| Aprobar derrama | Junta de Propietarios | Calcula importes y cobra tras el acuerdo | Cubierta de un portal en Barakaldo |
| Firmar frente a un tercero | Presidente | Prepara contrato y expediente | Reclamación al seguro |
| Reclamar una deuda judicialmente | Junta, cuando sea preciso | Certifica deuda y prepara documentación | Procedimiento monitorio |
Fuga urgente: actuar y avisar
Una fuga activa que daña viviendas o zonas comunes permite adoptar medidas urgentes de conservación. El administrador puede disponer reparaciones urgentes, pero debe informar de inmediato al presidente o a los propietarios.
Derramas, ascensor y deudas
La junta aprueba una derrama, una rehabilitación, una obra de accesibilidad o un cambio de estatutos. El administrador reúne presupuestos comparables, explica partidas y ejecuta la decisión; en caso de morosidad, controla recibos y prepara el certificado de deuda para la reclamación que impulse la comunidad.
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Cómo medir si la administración cumple
Una buena administración se mide por respuesta, cuentas, incidencias, juntas, documentación e impagados, no solo por estar colegiada.
saldo y facturas
fecha y estado
qué falta ejecutar
deuda y acción
Plazos y documentos comprobables
Una incidencia urgente debe recibir acuse y acción inicial entre el mismo día y el siguiente hábil. Una consulta ordinaria debería tener respuesta o plazo concreto entre 2 y 5 días laborables; un presupuesto pedido debe indicar qué empresas se contactaron y cuándo. El propietario debe poder consultar cuentas, movimientos bancarios, facturas, contratos, presupuesto, fondo de reserva, convocatorias y actas.
Precio, contrato y extras
En Bizkaia, una referencia orientativa para comunidades pequeñas puede estar entre 5 y 12 euros por vivienda al mes, antes de IVA y según los servicios incluidos. Conviene pedir una oferta escrita que detalle juntas, urgencias, impagos, siniestros, custodia digital y el precio de cada trabajo extra.
Un libro de actas físico ayuda a conservar acuerdos y firmas cuando la comunidad necesita ordenar documentación antigua. Es útil como respaldo, aunque el administrador también debe custodiar el libro y el expediente comunitario.
- Permite localizar acuerdos sobre derramas, obras y nombramientos anteriores
- Facilita una entrega ordenada de documentación al cambiar de administrador
- Da apoyo físico a comunidades con archivos dispersos entre presidentes
Fugas, morosos, ascensor y obras: qué exigir
Cada problema exige un circuito distinto: reparar e informar si hay urgencia, pedir presupuestos en el mantenimiento previsto y convocar junta cuando exista una decisión económica relevante.
Ante un ascensor averiado, el gestor debe comprobar contrato, parte técnico, cobertura, plazo del proveedor y coste. Si la reparación supera lo previsto o exige modernización, debe explicar qué se puede reparar ya y qué necesita acuerdo de la comunidad.
Obras con ayudas y calendario realista
Antes de fijar derramas para una rehabilitación, hay que comprobar plazos, requisitos y compatibilidad de ayudas. En obras de seguridad urgentes no debe esperarse una subvención; en rehabilitación, accesibilidad o eficiencia energética conviene revisar las convocatorias vigentes.
Si el administrador no responde
Envía una petición escrita y concreta con incidencia, fecha, documentación solicitada y plazo de respuesta. Si no hay contestación entre 3 y 7 días laborables en un asunto ordinario, el presidente puede pedir explicaciones formales y solicitar que el asunto figure en la próxima junta. Para cesar al administrador, la junta debe acordarlo y exigir la entrega ordenada de claves, cuentas, libro de actas, contratos, recibos y siniestros abiertos.
En los conflictos de convivencia, el administrador debe ordenar la información y aplicar el cauce aprobado por la comunidad, pero no puede imponer multas por iniciativa propia ni resolver por sí solo una disputa entre vecinos. Ante ruidos reiterados, ocupación indebida de zonas comunes, filtraciones entre viviendas o incumplimientos de normas internas, puede registrar la incidencia, comprobar los estatutos o el reglamento de régimen interior, pedir al propietario responsable que cese la conducta y trasladar el asunto al presidente o a la junta.
Si persiste una actividad molesta, insalubre, peligrosa o ilícita, la comunidad puede requerir formalmente al infractor y valorar las acciones previstas en la Ley de Propiedad Horizontal.
Dudas habituales
¿Cuánto cobra un administrador de fincas al mes?
En comunidades pequeñas de Bizkaia, el precio orientativo suele situarse entre 5 y 12 euros por vivienda al mes, más IVA. Pide por escrito qué incluye y qué se cobra aparte.
¿Cuáles son las funciones principales de un administrador de fincas?
Gestiona cuentas, mantenimiento, proveedores, juntas, acuerdos e impagos de la comunidad. No puede votar derramas ni cambiar estatutos sin acuerdo de propietarios.
¿Puede el administrador aprobar una derrama?
No, una derrama debe aprobarla la Junta de Propietarios salvo ajustes ya autorizados en el presupuesto. El administrador calcula cuotas y emite recibos después del acuerdo.
¿Qué hago si el administrador de fincas no me responde?
Envía una solicitud escrita con fecha, incidencia y plazo de respuesta de entre 3 y 7 días laborables. Si no responde, el presidente debe pedir explicaciones y la junta puede revisar el contrato o acordar el cese.
¿Puede reclamar la deuda de un vecino por su cuenta?
Puede controlar la deuda y preparar documentos, pero la reclamación judicial requiere el impulso y la representación de la comunidad. El procedimiento monitorio necesita una deuda certificada.
¿Cuándo se puede cambiar de administrador?
La junta puede cambiarlo al terminar el contrato o antes si adopta el acuerdo conforme a las condiciones pactadas. Antes del relevo, asegura la entrega de cuentas, claves bancarias, expedientes, contratos y libro de actas.
- El administrador gestiona y ejecuta, pero la junta decide derramas, obras y normas relevantes.
- Una respuesta urgente debe llegar el mismo día o al siguiente hábil, con registro de lo actuado.
- Las cuentas, incidencias y acuerdos deben poder revisarse con documentos y fechas.
- Antes de cambiar de profesional, compara servicios equivalentes y prepara una entrega documental completa.
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Para saber más
Si deseas profundizar, aquí tienes algunos recursos de interés:
- El administrador de fincas: qué es y qué papel desempeña — idealista.com
- Las principales funciones de un administrador de fincas — cafirma.com
- ¿Qué funciones tiene un administrador de fincas? — metrovacesa.com
- Una cuota baja oculta extras en Margen Izquierda
- El error de pedir la ITE al administrador en Barakaldo
Equipo Editorial
Equipo de redactores especializados en propiedad horizontal en la Margen Izquierda del Nervión. Investigamos y contrastamos información sobre gestión de comunidades en Barakaldo, Sestao, Santurtzi y Portugalete.
Esta web ofrece información general sobre gestión de comunidades de propietarios en la Margen Izquierda del Nervión elaborada con fines informativos. El contenido no constituye asesoramiento jurídico ni de gestión inmobiliaria y puede no reflejar la normativa más reciente de la Ley de Propiedad Horizontal o las ordenanzas municipales de Barakaldo, Sestao, Santurtzi y Portugalete. Consulta siempre con un administrador de fincas colegiado (API) para decisiones concretas sobre tu comunidad.